En el presente post lo centramos en el ámbito de las sociedades mercantiles, excluyendo a los empresarios individuales y al resto de entidades (cooperativas, asociaciones, entidades sin ánimo de lucro…)
En primer lugar habría que delimitar cuales son los libros de contabilidad que obligatoriamente se han de legalizar y cuáles no. Para ello nuestro Código de Comercio (arts. 25 y ss), Ley de Sociedades de Capital (arts. 16, 104 y 116) y Reglamento del Registro Mercantil, inciden en la obligatoriedad de la llevanza y legalización de los siguientes libros en el Registro Mercantil:
- Libro diario.
- Libro inventario y cuentas anuales.
- Libro de actas
- Libro de acciones nominativas (para sociedades anónimas)
- Libro registro de socios
- Libro de contratos con el socio (en unipersonales)
Por otro lado, la normativa tributaria exige la obligatoriedad de la llevanza de una serie de libros/registros (libro de facturas emitidas, libro de facturas recibidas, libro registro de bienes de inversión…), los cuales debemos de cumplimentar de forma ordenada, pero no es necesaria su legalización mercantil.
Otra cuestión es el plazo para la legalización de los libros de contabilidad en el Registro Mercantil, que finaliza a los cuatro meses del cierre del ejercicio, esto es el 30 de abril del ejercicio siguiente. En cuanto a la forma de cumplimentar y de presentar los libros, debemos recordar que la Ley 14/2013 (Ley de Emprendedores) – salvo raras excepciones – establece la obligación de que todos los libros que deban llevar los empresarios deben cumplimentarse en soporte electrónico y presentarse para su legalización en el Registro Mercantil competente por razón del domicilio por vía telemática.
Paradójicamente se da la circunstancia que la normativa mercantil establece la obligatoriedad de la llevanza de la contabilidad y de su legalización, pero el régimen sancionador está establecido en la normativa tributaria y en el Código Penal. Esta circunstancia no se produce en el caso de no efectuarse el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, cuyas sanciones sí están estipuladas en el art. 279 y ss. de la Ley de Sociedades de Capital.
Tradicionalmente la Dirección General de Tributos ha venido consagrando que la falta de legalización de libros de contabilidad y/o de depósito de cuentas anuales, junto con otros incumplimientos de índole contable o registral puede incidir en la determinación de la existencia de anomalías sustanciales en la contabilidad que afecten a la calificación de posibles infracciones tributarias.
Por tanto, habrá que estar a las circunstancias de cada caso en concreto para determinar si esa falta de legalización o de depósito de libros pudiera ser constitutivo de infracción tributaria, quedando reflejado su régimen sancionador en el artículo 200 de la Ley General Tributaria, en una relación, que bajo mi punto de vista debiese haberse establecido de forma exhaustiva y no meramente ejemplificativa de los incumplimientos que pueden ser sancionados.
En el caso que nos ocupa el retraso en más de cuatro meses en la llevanza de la contabilidad o libros y registros exigidos por las normas tributarias se sancionará, en principio, con multa pecuniaria fija de 300 euros. Caso distinto es el retraso en la obligación de llevar los Libros Registro a través de la Sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria se sancionará con multa pecuniaria proporcional de un 0,5 por ciento del importe de la factura objeto del registro, con un mínimo trimestral de 300 euros y un máximo de 6.000 euros.
Por su parte nuestro Código Penal establece en su artículo 310.bis, penas de prisión de 6 meses a un año, para el caso de incumplimiento de sus obligaciones contables por parte de las sociedades mercantiles.
En la práctica, la aplicación de estos regímenes sancionadores se produce más por la gravedad y repercusión económica de los incumplimientos, que por el hecho de la legalización de los libros fuera del plazo establecido
En mi opinión, extramuros del aspecto sancionador y legal, los administradores de las entidades mercantiles deben cumplir con su obligación de legalizar los libros de contabilidad pensando en las ventajas que les puede reportar:
- En el ámbito concursal, un punto destacable y que no se ha de obviar es la calificación como culpable del empresario u obligado a la llevanza de contabilidad en situación concursal, siendo una de las causas de la agravación o generación del estado de insolvencia cuando el deudor – concursado legalmente obligado a la llevanza de contabilidad incumpliera sustancialmente esta obligación (Art. 164.2.1ª Ley Concursal).
- Por último y no por ello menos relevante, la obligación de legalización de los libros de contabilidad cumple un doble aspecto, bajo mi punto de vista, esencial; como es la publicidad formal, piedra angular del tráfico mercantil, y un importantísimo medio de prueba, como así lo apunta la Instrucción de la Dirección General del Registro y Notariado de 1 de julio de 2.015.
De lo expuesto en el presente post, hemos tratado de no reducir la cuestión planteada a una consecuencia estrictamente sancionadora por el de incumplimiento de un trámite ya fijado en nuestro decimonónico Código de Comercio, sino que su trascendencia en el ámbito de la seguridad jurídica es esencial.
Emilio Sánchez Bullejos
